Estructura de un Manual Administrativo

Estructura de los manuales administrativos en un mapa conceptual.

Manual de organizacion

Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familizarizarse e identificarse con ella. 

En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos empresariales. 

Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere: 

• Historia y descripción de la empresa. 
• Misión, visión y objetivos de la empresa. 
• Legislación o base legal. 
• Estructura de la empresa (organigrama general). 
• Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (organigrama por área).
• Normas y políticas generales. 

Aparte de los manuales de organizacion tambien tenemos a otros de estos como: 

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 

Este manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la empresa y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. 

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia. 

Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se decriban. 

El manual de normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la structura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la empresa. 

Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al manual de normas y procedimientos. 

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información: 

• Identificación del procedimiento.
•  Nombre. 
• Área de desempeño. 
• Codificación.  
• Descripción genérica (objetivo). 
• Normas generales. 
• Responsable de cada una de las actividades que lo integran. 
• Número de paso o sub-paso (secuencia de las actividades). 
• Descipción de cada una de las actividades que lo integran

MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES 

Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. 

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la empresa. 

Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la empresa, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que
ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo. 

Al igual que el manual de normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización. 

  

Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al manual de puestos y funciones. 

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información: 

• Identificación del Puesto de Trabajo. 
•  Nombre. 
• Area de desempeño. 
• Codificación.  
• Descripción Genérica (objetivo). 
• Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto, diarias o frecuentes (semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales ocasionales o eventuales). 
• Requisitos del ocupante del puesto (perfil), nivel académico, habilidades y destrezas, conocimientos técnicos y/o específicos. 

Fuente: http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm

Manual de Organizacion y Administrativo

MANUAL DE ORGANIZACION

Para hablar de los manuales de organizacion primero debemos hablar un poco sobre los manuales administrativos ya que estan ligados en un mismo contexto.

El manual administrativo presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. 

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. 

Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.. 

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: 

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc. 
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. 
c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. 
d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. 
e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. 
f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. 
g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 
h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. 
i) Interviene en la consulta de todo el personal. 
j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. 
k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. 
l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. 
ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 
m) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. 
n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. 
o) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. 
p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. 

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

VENTAJAS DE LOS MANUALES

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: 

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización. 
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 
3. Facilita el estudio de los problemas de organización. 
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. 
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave. 
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. 
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. 
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. 
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. 
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. 
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 
12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. 
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. 
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. 
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. 
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. 
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. 
18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. 

DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. 
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. 
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. 
5. El costo de producción y actualización puede ser alto. 
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. 
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. 

8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. 

Fuente: http://www.loquenecesitaba.com.ar/
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm